İşçi özlük dosyası bulundurmayan işverenlere idari para cezası
4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesi uyarınca işveren çalıştırdığı her işçi için işçi özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Genellikle bir çok işverenin ihmal ettiği bu durum, yasal olarak yapılması zorunlu olup, işçi özlük dosyası düzenlenmemesi halinde her işçi için 2017 yılında 1.853,00 TL. idari para cezası uygulanır.
İş yerinizde gerçekleşecek olan bir denetim sırasında ilgili memurlara ya da olası bir mahkeme durumlarında gerekli belgelerin ispat nitelediğinde yetkili kişi veyahut kurumlara sunulması gerekilmektedir.
Konu ile ilgili; 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesi‘nde;
“İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”
İfadelerine yer verilmiştir.
İşçi özlük dosyasında bulunması gereken evraklar neledir?
- İşçiye ait kimlik bilgileri,
- İş başvuru formu, diploması, sahip olduğu sertifikalar, belgeler,
- İşe giriş bildirgesi,
- İş sözleşmesi
- Yabancı uyruklu işçi ise çalışma izni,
- Her ay işçiye verilmesi zorunlu olan ücret hesap pusulası,
- Fazla çalışma onay belgesi: Fazla çalışma ihtiyacı olan işverence bu onay her yıl başında işçilerden yazılı olarak alınır ve işçi özlük dosyasında saklanır,
- Yazılı sözleşme yoksa veya sözleşmede hüküm yoksa, ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışmaya onay belgesi,
Sağlık raporu ve periyodik muayenelere ilişkin raporlar, - 18 yaşından küçük çalışan varsa ebeveyninin muvafakatnamesi,
- Hamile olan kadın işçilerin doğumdan önce 3 hafta kalıncaya kadar çalışması halinde, 3 hafta kalana kadar çalışabileceğine ilişkin doktor onayı,
- Yıllık ücretli izinleri gösteren ve işçinin imzasını taşıyan izin kayıt belgesi,
- Çalışma belgesi: İş akdi sona erdiğinde işçiye verilmesi zorunlu olan, işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren belgedir. İşçiye verilen çalışma belgesinin bir örneği işçinin teslim aldığına ilişkin imzası alınarak dosyasında saklanır,
- İşten ayrılma bildirgesi ( Ayrıldığı taktirde )
- 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işçiye verilmesi gerekli eğitim ve bilgilendirmelerin yapıldığını gösteren belgeler,
- İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekli araç ve gereçlerin verildiğine ilişkin işçinin imzasını taşıyan belgeler,
- İşçiye çalışma süresince yapılan bildirimler, savunma istenmiş ise istem yazısı ile verilen savunmalar,
- İşçinin terfisi ile ilgili belgeler, iş şartlarında değişiklik varsa buna ilişkin anlaşma/ muvafakat belgeleri,
- Fazla çalışma karşılığında serbest zaman kullanmak isteyen işçilerin istekte bulunduğuna ilişkin dilekçeleri, serbest zaman kullanım çizelgeleri,
- İşçinin her türlü izin talep dilekçeleri,
- İşçinin geçici iş göremezlik durumuna ilişkin istirahat raporu örneği,( E-rapor uygulaması mevcut. Fakat kağıt rapor da düzenlenmiş ise koymakta fayda var )
- İş sözleşmesinin feshine ilişkin belgeler, bildirimler,
- İş sözleşmesi sona erdiğinde işçiye yapılan kıdem, ihbar tazminatı vb. ödemelerini gösteren belgeler, ibraname,
